可以從以下幾個方面去分析會展的作用。
一、展示最新成果，交流市場信息
在科技飛速發(fā)展的現(xiàn)代化社會中，信息傳播手段日新月異。企業(yè)可以通過各種媒介、載體等渠道去推介自身及其產(chǎn)品，這些渠道包括電視、廣播、報紙、刊物及互聯(lián)網(wǎng)等。但是時至今日，新的傳播手段一直沒有取代展覽會——這個古已有之的流通方式和傳播載體。有人把展覽會比喻為“立體廣告”，其必定很有道理。
展覽會的交流和宣傳是綜合性的。尤其是在展示新成果、新產(chǎn)品時，又有一種人性化溝通的親和力，可以讓受眾近距離直觀其物。
首先，參展單位應(yīng)在展覽會中擁有一席之地，建有展臺，擺放、陳列著自己的產(chǎn)品，可大張旗鼓展示、宣傳。同時派有工作人員，面對面向觀眾講解，演示新技術(shù)的優(yōu)越性能?；蛘咴偻ㄟ^錄像、幻燈、投影、散發(fā)資料等方式，更全面地介紹公司情況和產(chǎn)品特色。此時的展臺完全像一個獨立的工作機構(gòu)，還可以約見客人、洽談生意，自成一統(tǒng)，靈活機動，從容不迫地組織活動，合理合法地安排宣傳。除此以外，參展廠商也可走出自己的展臺，參觀、體會整個展覽會的氣氛。同一時間、同一地點全面了解世界各地的新技術(shù)、新產(chǎn)品，從中觸摸預(yù)見市場和技術(shù)發(fā)展的脈搏及走勢，是了解地區(qū)和國際信息的難得的機遇和經(jīng)歷。
如果是采購商，大可眼觀六路、耳聽八方，貨比三家之后選擇合適的產(chǎn)品，還可能獲得優(yōu)惠價格及其他相關(guān)服務(wù)。如果你是科研工作者，眼前這個琳瑯滿目的展品世界，是了解新的技術(shù)成就的絕好窗口。隨意觀察、揣摩，了解自己感興趣的產(chǎn)品，開拓思路、啟迪創(chuàng)新。技術(shù)人員更是得天獨厚、如魚得水。這里能看到平時很難見到的先進技術(shù)設(shè)備，或許可以心有靈犀一點通，獲得大量有用的信息，有所發(fā)明、有所創(chuàng)造。而在綜合性展覽會中，徜徉于大廳之內(nèi)的一般觀眾總是屢見不鮮，他們也是樂此不疲，各得其所，或流連于光怪陸離的展臺之間，了解珍聞趣事，或駐足在精美的設(shè)備之前，感受科學(xué)技術(shù)的魅力，欣賞美好的生活?？偠灾?，展覽會像一個大課堂、一本百科全書，不同的人都可以獲得滿足、知識和樂趣。其承載的展示、宣傳、廣告、傳播等功能，確實令其他媒介望塵莫及。
二、樹立企業(yè)形象，贏得銷售市場
初期的或初級水平的展覽會，參展者一般是采用租賃攤位的方式參加。國際標(biāo)準(zhǔn)展位的布局為：占地9平方米，三面有展墻，一面向觀眾，配有桌子、椅子、燈具、電源插座等。展商就在此小天地內(nèi)組織活動、展示產(chǎn)品，能滿足參展者的基本要求。大的展商如果覺得面積不夠用，可以再租幾個展位，空間大一些。隨著時代的發(fā)展，展覽觀念的轉(zhuǎn)變，以及現(xiàn)代建筑、裝飾材料和電子、燈光、音響技術(shù)的不斷出現(xiàn)，原先那種千篇一律的標(biāo)準(zhǔn)展位已明顯落后，如展覽會上的特殊裝修乘機而入，大出風(fēng)頭。采用新型鋼架結(jié)構(gòu)、鋁型板材，并結(jié)合光學(xué)、美學(xué)、環(huán)境學(xué)、色彩學(xué)等多種技術(shù)的個性化設(shè)計和展臺建筑相繼出現(xiàn)在大型國際展覽會上，讓人耳目一新，而且相互攀比之風(fēng)愈演愈烈。特別是幾個大公司、大企業(yè)、跨國集團出現(xiàn)在同一個展覽會上時，展覽現(xiàn)場就像運動會賽場一樣，個個爭先恐后，不甘遜色，欲與對手一比高低。不僅僅在展品上刻意挑選，力爭高人一籌，同時也要在展臺設(shè)計和裝修方面標(biāo)新立異。真可謂八仙過海，各顯其能。用意就是引人注目，借機展示企業(yè)的實力，樹立公司的形象。
只要企業(yè)形象在展覽會上大放異彩，取得了用戶的信賴，贏得了銷售市場，獲得了豐厚的訂單及合同和合作意向，那么，接踵而來的就是滾滾財源。在展覽會的活動之中，還有許多展示實力、樹立形象的方式和方法，如散發(fā)資料、贈送禮品、請客吃飯、游覽觀光、觀看節(jié)目演出等，都是不容忽視、不可錯過的環(huán)節(jié)。老謀深算的公司經(jīng)營者每每要精心安排，發(fā)揮每種形式的潛力，為公司所用。
三、結(jié)交新老朋友，擴大國際交往
國際展覽事業(yè)發(fā)展到今天，其影響范圍早已遠遠超出了經(jīng)濟、貿(mào)易領(lǐng)域，廣泛涉及科學(xué)、文化、歷史、外交、政治諸多方面。世界上著名的博覽會、展覽會不僅將人類各種文明新成果、新產(chǎn)品、新工藝會聚到一地，展示教育公眾，而且也將全球的優(yōu)秀企業(yè)家，公司決策人、領(lǐng)導(dǎo)人，甚至國家元首、政府要員召集到一起，共商大計，密切接觸，構(gòu)建起一個高層次國際交流的大平臺。
“結(jié)交新朋友，不忘老朋友”，這是貿(mào)易界的一句老話。展覽會期間，這句話被發(fā)揮得淋漓盡致。新的朋友可能會給你帶來新的希望和新的貿(mào)易合作機會，所以有必要進行感情投資，設(shè)法款待或有所表示非常自然；老朋友一直為你開啟勝利之門，交情深厚，展覽相逢，把盞共飲，合情合理。要是能安排官方接觸，疏通外交關(guān)系，更是求之不得之幸事，一定要把握機遇，創(chuàng)造性運用。加之博覽會有時就是一座綜合服務(wù)城，吃喝玩樂應(yīng)有盡有，招待朋友無須車馬勞頓，信步博覽會現(xiàn)場，就能如愿以償。這種大手筆的服務(wù)可謂獨具魅力。許多老到的參展者是有備而來，滿載而歸。即便是展覽主業(yè)有所遜色，但是結(jié)交了朋友，達到了某種政治或外交意圖，不亦樂乎？
四、促成貿(mào)易成交，吸引外部投資
展覽會的直接目的或潛在效果是促進貿(mào)易或增加投資項目，這是不言而喻的。各種展覽會的名稱，如交易會、訂貨會、貿(mào)易洽談會、投資項目洽談會等直言不諱，其直接目的就在于現(xiàn)場成交、洽談訂貨、簽訂投資合同等，毋庸置疑。而像博覽會、展覽會、交流會等名稱則比較含蓄，不是急功近利，而是志在長遠，先展示成果，樹立形象，以后達到促進貿(mào)易、合作投資的目標(biāo)。重點不同，各有側(cè)重，殊途同歸。
世界展覽事業(yè)在漫長的發(fā)展進程中，逐步形成了自己的組織系統(tǒng)。目前，國際展覽界有兩大派系組織。一是國際展覽局，二是國際展覽聯(lián)盟。這兩個組織的總部雖然都設(shè)在法國巴黎，但在機構(gòu)形式和工作重點上都有所不同甚至相差甚遠，不過目的有著異曲同工之處，都在為促進國際之間的經(jīng)濟交流、貿(mào)易往來而奔波努力，不懈工作。
五、拉動地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展，彰顯人類文明進步
在充分發(fā)揮上述四項作用和功能的基礎(chǔ)上，展覽的第五項功能是綜合性的，就是拉動舉辦地整體經(jīng)濟的發(fā)展，彰顯并推進人類文明進步。
在現(xiàn)實中，展覽會作為一種特殊的宣傳載體、流通媒介，依然在切實具體地為企業(yè)、公司乃至政府部門提供著多方位、多層次、多領(lǐng)域的服務(wù)。這就是許多國家看好世博會并不遺余力爭辦世博會的原因，也是許多城市、地區(qū)盡力去籌辦和組織綜合、專業(yè)性貿(mào)易展覽會，使得展覽事業(yè)持續(xù)不斷并蓬勃發(fā)展的關(guān)鍵所在。
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