會展作為一種涉及多個行業(yè)的綜合性大型活動，不管是策劃、籌備、營銷還是開幕，無不要求在時間安排上有高度的協(xié)調(diào)性和適應性。不管會展活動的哪個組織環(huán)節(jié)在時間安排上出現(xiàn)混亂，這個會展的整體組織籌備進度必定會受到很大的影響。要使會展成功舉辦，辦展機構一定要對會展的招展、招商、宣傳推廣、籌展和撤展等各個環(huán)節(jié)進行嚴格的時間管理，并在會展整體進度上進行統(tǒng)籌，否則，會展的籌備工作就會在時間進度上出現(xiàn)不協(xié)調(diào)，會展的如期舉行就會受到影響。
在籌劃和籌備會展時，在時間進度上對會展的各項工作進行合理的安排，是成功策劃和舉辦會展的前提條件之一。會展策劃和籌備工作涉及方方面面。在策劃會展時應對會展各籌備工作在時間進度上進行合理安排，并在具體執(zhí)行時進行嚴格的時間管理，會展的各項籌備工作才能按要求齊頭并進，會展才能按預定的時間如期舉行。
一、會展時間管理的意義
隨著IT技術的飛速發(fā)展和信息社會的來臨，信息技術在會展業(yè)的廣泛使用使世界會展業(yè)的運作方式發(fā)生了重大變革，時間已經(jīng)和成本、規(guī)模與品質(zhì)一樣，成為影響展覽成功運營的基本要素。越來越多的展覽已經(jīng)意識到，對市場變化和競爭形勢所作出的快速反應、對客戶需求作出迅速反應已經(jīng)成為展覽獲取競爭優(yōu)勢的重要手段，現(xiàn)代會展業(yè)的競爭已經(jīng)越來越成為基于時間要素的市場競爭。因此，對會展進行有效的時間管理，已經(jīng)被越來越多的辦展機構所重視。
所謂時間管理，是指企業(yè)將時間看成是市場、客戶、質(zhì)量與成本等一樣重要的企業(yè)成功運營的基本要素，在安排各項工作時充分考慮時間方面的需要及它們彼此在時間上的協(xié)調(diào)性，以時間為基礎形成快速反應和協(xié)調(diào)能力，促進企業(yè)經(jīng)營管理工作的全面展開。時間管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，隨著市場變化的日益復雜和競爭的日益激烈，現(xiàn)代企業(yè)越來越重視對企業(yè)的經(jīng)營活動進行有效的時間管理。
會展時間管理是企業(yè)經(jīng)營時間管理在會展業(yè)的具體應用，它是指辦展機構對會展的各項工作在時間上進行通盤考慮，對會展的招展、招商、宣傳推廣、籌展撤展及展覽服務等各個環(huán)節(jié)在時間及工作進度上進行統(tǒng)籌安排，使各項工作在時間安排和進度上彼此協(xié)調(diào)，符合會展整體籌備和組織工作的需要，在時間上保證會展最終如期舉行。對會展進行有效的時間管理是現(xiàn)代會展業(yè)發(fā)展的必然要求，也是保證會展成功舉辦的重要條件之一。
時間協(xié)調(diào)是根據(jù)大型活動的組織目標按照時間線索（活動日程安排）對活動組織的各種要素進行合理調(diào)度與配置，以保證大型活動的各項組織活動如期完成。
二、制定活動日程表
預留充分的準備時間是制定切實可行的活動日程表的基本保障。組織一個成功的大型活動往往需要幾個月甚至幾年的時間。大型活動組織所需時間因活動類型不同而有較大差異。在活動日程安排上應注意以下幾個問題。
〖1〗〖2〗第二章展覽項目評估與選擇〖〗〖5〗〖1〗〖2〗〖5〗〖1〗〖3〗〖4〗現(xiàn)代會展操作實務與案例〖5〗〖1〗（1）首先分析工作時間，然后確定活動舉辦日期。很多大型活動組織者都是先確定大型活動的舉辦日期，然后才意識到有太多籌備工作需要做。這時，他們不得不把每項工作所需時間縮到最短，制定出一個十分緊張的日程表。這樣的日程表一般很難執(zhí)行。有時候，由于外界因素，組織者被迫接受一個十分倉促的日程表。在此情況下，只能根據(jù)現(xiàn)有時間簡化大型活動的各項內(nèi)容。
（2）個人的能力是有限的，因此，必須依靠團隊的集體能力來完成大型活動的組織工作。首先，應組織若干個由25人參加的小組，在各個小組中開展頭腦風暴式討論會，討論組織某項大型活動的各項工作。其次，把各個小組的討論結果進行對比匯總。第三，將各項工作進一步分解，并確保不使任何環(huán)節(jié)遺漏，據(jù)此確定行動步驟。第四，將每項工作及其分解內(nèi)容、行動步驟寫在一個單獨的工作任務卡上。第五，把所有工作任務卡按照行動順序張貼到大型公告欄上。
（3）在進行工作時間分析時，要充分預計各項工作所需時間，并寫在工作任務卡上。須注明各項工作由一人單獨還是多人合作承擔，比如，起草一份邀請函一個人在預計時間可以單獨完成，但要布置一個會場就需要若干人合作才能在預計時間內(nèi)完成。
（4）在時間安排上應適當“留有余地”。一般認為應該按預計時間的120%安排工作時間，即預留20%的工作時間。在規(guī)定時間內(nèi)提前完成某項工作，不會給大型活動組織帶來太大的影響，但是如果不能在規(guī)定時間內(nèi)完成某項任務，則必然會影響活動的順利進行。
（5）有些工作相對獨立，有些工作則彼此關聯(lián)。對于相互關聯(lián)的工作必須明確其先后順序，并使先期工作的組織者了解其工作對后續(xù)工作的影響。比如，展品運輸與展品布置、日程安排與新聞發(fā)布、名人名單的確定與名人邀請函的寄發(fā)等。
（6）將日程表張貼在公告欄，為每一位相關人員提供便于攜帶的日程表復印件。為了使參與者隨時了解活動組織取得的進展與發(fā)現(xiàn)的問題，可以利用活動掛圖、工作簡報或黑板報等形式制作動態(tài)日程表。按星期分為若干欄，在各欄內(nèi)，由上到下列出重要工作，如宣傳、印刷、娛樂活動、食品、門票銷售等，應特別注明在本星期內(nèi)必須開始和必須完成的工作。
（7）鼓勵參與者根據(jù)個人的工作計劃事先約好工作時間，并為每位工作參與者提供一份日程表的縮印件，用特殊顏色標識該工作人員所應參與的工作，用另一種顏色標識該工作人員如不能按時完成其工作會影響到的后續(xù)工作。一旦修改日程表，應為每位工作參與者提供新的復印件，并注明新日程表的印制時間，從而保證所有參與者按照同一日程表工作。
（8）確定關鍵工作的最后期限。對于關系到大型活動組織成敗的關鍵工作，應確定其最后完成期限，如果這些關鍵工作未能按期完成，必須果斷取消大型活動。但取消一項大型活動必然會給活動委托方和承辦方帶來巨大的經(jīng)濟損失和負面的社會影響，比如毀約賠償和信譽降低等。為了避免因關鍵工作的失敗而導致的經(jīng)濟和社會影響方面的重大損失，應事先對關鍵工作做出備選方案，一旦該項工作受阻或未完成，立即啟動備選方案。
（9）檢查工作進度，防止因工作缺乏經(jīng)驗拖延而使大型活動的組織陷入被動。首先確定工作的起訖日期，并設定工作期間的階段性指標。根據(jù)既定指標檢查各階段工作進度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，以保證該項工作在最后期限以前得以完成。
（10）每一項關鍵工作都必須指定專人負責，盡量避免把工作的責任給予多人組成的委員會，后一種情況可能會導致眾人旁觀，無人負責。關鍵工作的責任人不僅要有履行責任的能力，還應擁有相應的權力，否則負責只是一句空話。
（11）活動結束后，往往還有大量的后續(xù)工作要做，在活動組織中功虧一簣的事例并不少見。由于勞累一天的工作人員需要適當休息，所以一般要提前安排一些后備人員進行后續(xù)工作。這些工作包括：清潔場地、清理賬目、歸還租用物品和設備、給捐助人寄發(fā)收據(jù)和感謝信、答謝志愿者和支持者、對活動進行評估并寫出評估報告等。
（12）在活動的組織過程中，會不可避免地出現(xiàn)一些疏漏或緊急情況。設立應急小組，并賦予他們處理各種緊急事務的權力，使活動參與者和參加者無論何時遇到何事，都能通過應急小組得到及時解決。
（13）對提前完成工作和節(jié)約開支的人員予以獎勵。對先進的獎勵有助于調(diào)動團隊的積極性，比如，對第一個完成售票任務或?qū)Φ谝粋€完成散發(fā)宣傳的人員給予獎勵，將激勵其他人員更努力地工作。
三、活動日程的組織協(xié)調(diào)
1.活動開幕前1年以上
設立組委會，任命組委會主任和活動總指揮。宣布活動名稱、日期和主題。根據(jù)主題設計活動標識系統(tǒng)，建立與潛在表演團體和主講人的聯(lián)系。對可選場館與設施進行考察，選擇并確認場館，預付場館定金和其他需預先支付的費用。受理表演團體、參展商的申請。根據(jù)現(xiàn)有資源制訂活動組織計劃。
2.計劃開幕前12個月
組委會執(zhí)行每月例會制，根據(jù)組織工作的需要設立專門委員會。開始招募游行者、表演團體和個體表演藝術家。與公安、交通等政府機構建立聯(lián)系。確定定點飯店和家庭住所，制定免費住宿名額和付費住宿標準。
3.活動開幕前6個月
組委會與活動總指揮定期會面。開始起草活動日程表和節(jié)目單草案，繪制活動主場館示意圖。辦理舉辦活動的各種許可證、執(zhí)照和簽證等申請。正式邀請表演團體、研討會主講人，并要求表演團體和研討會主講人提供簡歷、照片及節(jié)目或研討會梗概。選擇餐飲供應商，談判并簽訂餐飲供應合同，設計菜單。與學校等機構聯(lián)系，尋求翻譯支持。定期發(fā)布有關活動的新聞消息。
4.活動開幕前3個月
設計座位示意圖草案，設計員工工作日程表草案，設計登記區(qū)示意圖草案。進行國內(nèi)外賓客運輸安排，確認客運安排。制作活動日程表和節(jié)目單，印制宣傳品。再次確認表演團體并簽署演出合同或協(xié)議，與當?shù)赜嘘P單位和公司簽訂合同，與劇院經(jīng)理協(xié)調(diào)并預訂化妝室。印制并郵寄邀請信。確認翻譯人員，向志愿者提供舞臺和場地示意圖，受理志愿者預約工作時間。完成場地和菜單設計，完成住宿和交通計劃，分配展覽場地和會議室。
5.活動開幕前2個月
批準預算；列出贊助商和捐助者名單；設計展示櫥窗和現(xiàn)場橫幅；確定最終活動日程；向表演團體提供有關信息。
6.活動開幕前1個月
組織場地視察團；組織當?shù)刂髦v人現(xiàn)場演示；制作各種標記和圖示；裝填、檢查禮品袋；印制并分發(fā)內(nèi)部使用的工作日程表；送印翻譯稿件、活動日程表和示意圖。
7.活動開幕前2周
印制并分發(fā)場地和座位示意圖；檢查住宿設施；確認排練時間。
8.活動開幕前1周
停止接受預訂，確定預訂名單；設計桌椅安排方案；將最后確定的用餐與住宿人數(shù)通知食宿合同單位和相關部門；確定媒體記者名單；為記者提供記者名牌、參考資料和入場券；印制嘉賓名牌；預訂食品；借用或租用廚房設備和餐具；為餐飲供應商提供菜單；準備獎品。
9.活動開幕前1天
根據(jù)檢查清單核對所需物品，將物品運輸?shù)交顒訄龅亍Ｙ徺I冷凍食品。再次核實嘉賓人數(shù)。對重點場地補充布置；領取鑰匙；集合車輛；確認定點加油站。
10.開幕當天
布置指路標牌；準備找零現(xiàn)金；現(xiàn)場制作食品；向登記處提供發(fā)言人名單；落實為表演者提供的冷飲與小吃；開始受理登記注冊。活動正式開始，開始當日活動。問候媒體記者，非正式采訪；拍照留念；開放記者室，提供宣傳材料和冷飲、小吃；當日活動結束。登記注冊結束。結賬并將當日收款存入銀行。清潔廚房和其他場地，為第二天活動進行布置。整理包裝各種物品，全面清場；檢查有無遺留物品；關燈，鎖門。
11.活動結束后1天
清潔并歸還所有借用物品。起草評估草案。去除所有戶外標識物和招貼畫。
12.活動結束后24周
組委會與各專門委員會共同進行評估；完成所有預算工作；計算經(jīng)營利潤或虧損；完成財務工作；完成評估技術工作，撰寫活動總結報告；向組委會和有關單位呈交報告。
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